Workflow: o que é e como aplicar

A demanda praticamente infinita de trabalhos, reuniões e atividades de uma empresa cria uma necessidade urgente de organização de cada setor da corporação. É para auxiliar nisso que existe o workflow.

              A palavra workflow significa, em português, fluxo de trabalho, portanto já diz muito por si só: é uma sequência de tarefas pelas quais uma atividade passa até ser finalizada. São os caminhos que descrevem como algo vai ser feito.

Os processos são utilizados em todos os setores de uma empresa e até da vida pessoal, por exemplo, para quem tem filhos pequenos, sair de casa exige uma série de tarefas em sequência: organizar a bolsa do bebê, deixá-lo limpo e arrumado, escolher os lanches que serão levados, depois arrumar a si mesmo.  Cada etapa é importante para o objetivo final: sair de casa. Portanto, processo é uma série de tarefas em uma sequência pré definida e com um objetivo.

              Voltando ao âmbito corporativo, os processos podem até ser realizados e controlados de forma manual, o que significa que em cada tarefa um humano deverá passar os dados existentes para o próximo proprietário da tarefa ou inserir manualmente comandos específicos para um sistema seguir. Isso torna o ritmo lento, aumenta as chances de erros e não oferece controle sobre a eficiência do processo. Logo, o mais recomendado é a utilização de um sistema de workflow.

Uma solução de workflow faz o controle de cada etapa de um processo, o que garante a sequência das atividades, a execução e o monitoramento de tempo de cada uma, e também apresenta relatórios de produtividade e identifica quais etapas demandam mais tempo.

              Em resumo, os benefícios que um sistema ou aplicativo de workflow traz são:

●     Aumento da produção e da produtividade (principalmente para quem lida com solicitações);

●     Simplifica os processos internos, reduzindo a entrada manual e o tratamento de solicitações;

●     Reduz os erros;

●     Reduz o risco de solicitações aprovadas indevidamente.

            Como aplicar o workflow na empresa?

              É primordial descrever a ordem das tarefas de cada setor da sua empresa antes de aplicar algum tipo de metodologia ou aplicativo. Você precisará do empenho de toda a equipe nisso, pois cada profissional sabe como as atividades acontecem na prática, mas acaba sendo um exercício interessante de envolvimento de todo o grupo na corporação, trazendo mais autoestima para os colaboradores. Com a sequência de cada trabalho definida e organizada, é hora de procurar um bom software.

              O software de gerenciamento de workflow permite que você crie uma representação do fluxo de trabalho, incluindo todas as tarefas condicionais e exceções, para que este mesmo software siga, posteriormente, os caminhos indicados, automatizando os processos.

Se a intenção é organizar a área de atendimento, realizar um atendimento excepcional do seu cliente, com as informações dele centralizadas, e oferecer processos automatizados aos seus atendentes, recomendamos o sistema omniflow da M2G, que recebe esse nome por ser omnichannel (gerencia e unifica os dados do seu cliente originados de diversos canais de comunicação) e por oferecer soluções de gestão de processos operacionais (workflow). Empresas da área de saúde, telecomunicações, financeiro e tantos outros segmentos que recebem grandes quantidades de solicitações e documentos são as mais beneficiadas com o uso desse sistema.

O workflow é parte da operação de uma empresa de sucesso quando implementado de maneira adequada, afinal, fornece uma direção específica para as equipes seguirem e estabelecerem um processo padronizado para a conclusão de tarefas predefinidas. Para pequenas, médias e grandes empresas, sem dúvida, criar modelos de fluxos de trabalho e contratar sistemas especializados é um grande passo em direção à manutenção da saúde financeira da organização.



Este site usa cookies e solicita seus dados pessoais para melhorar sua experiência de navegação.