Como mapear processos e otimizar a operação

Em um mercado altamente competitivo e exigente, a melhoria contínua precisa ser uma prioridade em qualquer negócio. Por meio da otimização dos processos é possível reduzir custos, aumentar a produtividade, aprimorar a experiência do consumidor, etc.

Essa melhoria deve ser realizada tanto de forma corretiva, quando da identificação de gargalos, como de forma preventiva, quando a ação visa deixar o fluxo de um processo mais fluido e eficiente mesmo antes da ocorrência de problemas. 

Seja qual for o caso, para a implementação de melhorias que permitam otimizar sua operação e assim alavancar seus resultados, um procedimento é fundamental: o mapeamento de processos.

O que é mapeamento de processos e por que realizá-lo?

O mapeamento de processos é um desenho detalhado de seus fluxos operacionais. É importante não confundir com modelagem, que é um desenho muito mais detalhado e que só deve ser feito em caso de automações, caso contrário, todo trabalho se perde na primeira mudança que ocorrer em um processo.

Existem diferentes sinais de que a sua empresa precisa realizar um mapeamento do fluxo de trabalho, como:

  • Existência de reclamações dos clientes;
  • Existência de problemas recorrentes;
  • Falta de entendimento dos processos;
  • Os responsáveis pelos processos possuem visão diferente sobre como eles deviam ser seguidos;
  • O processo está improdutivo, longo ou burocrático;
  • Sua empresa não vem atingindo os resultados estipulados;
  • Mudanças no desenho estratégico que obrigam o alinhamento dos processos.

Mesmo quando nenhum desses sinais de alerta é aceso, o mapeamento dos processos pode ser realizado de forma a averiguar se melhorias não podem ser implementadas. O mais importante é que o mapeamento impulsione uma ação.

Por meio do mapeamento de processos é possível identificar melhorias e evidenciar erros. É um documento essencial para argumentar com gestores a necessidade de uma mudança. Com ele você terá condições de comprovar a necessidade de mudança e defender seu ponto de vista.

Como realizar o mapeamento de processos

Embora seja possível mapear os processos utilizando diferentes tipos de notações, recomenda-se que o levantamento seja realizado seguindo as metodologias e padrões existentes. A gestão de processos de negócio ou Business Process Management (BPM) é uma disciplina que permite as organizações realizar a identificação, o desenho, a documentação e controle de execução, além de permitir criar indicadores para medir, monitorar e controlar os processos de negócio para alcançar os resultados pretendidos e alinhados com as metas estratégicas de uma organização. Uma das formas mais utilizadas para descrever um processo é o fluxograma, pois seu aspecto visual permite relacionar de forma mais clara as diferentes etapas envolvidas.

Coloque tudo no papel, cada uma das etapas e sua ligação com as demais, anotando as ações, responsáveis, ferramentas utilizadas, tempo de cada etapa, resultados conhecidos, etc. O mapeamento precisa te oferecer uma visão detalhada de como opera o seu negócio.

No caso das melhorias corretivas, o olhar necessita ser ainda mais minucioso. Você já sabe que um problema ocorreu e não quer que ele ocorra de novo assim, é preciso promover uma análise de causas de forma a agir de maneira assertiva.

Lembre-se que realizar o mapeamento por si só não vai otimizar a operação de sua empresa. O documento deve servir como base para que medidas sejam realizadas e mudanças ocorram de fato. Caso contrário, será apenas mais um documento a ocupar memória em seus servidores.

Otimizando a operação com o mapeamento de processos

Quando o mapeamento de processo apoia a tomada de decisão e a mudança, ele contribui diretamente para a otimização da operação, uma vez que permite agir para liquidar com gargalos e aprimorar as etapas de seu fluxo.

Em um mercado exigente e competitivo, ter o mapeamento de processos e a melhoria contínua, como pontos estratégicos de seu negócio é fundamental para se manter vivo e relevante junto aos consumidores.

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Até a próxima!

 

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